Rất nhiều công ty nên lắp đặt cho bản thân một hệ thống tổng đài điện thoại để phục vụ các nhu cầu về liên lạc cũng như chăm sóc khách hàng của bản thân được thuận tiện và chuyên nghiệp hơn. Nếu doanh nghiệp bạn cũng cần có một tổng đài điện thoại thì việc đầu tiên bạn phải làm đó là lựa chọn một loại tổng đài phù hợp với nhu cầu của đơn vị mình.

lap dat tong dai noi bo

Bạn hãy trả lời đa số câu hỏi như đích đến của mình khi dùng tổng đài ra sao? Đâu là mục đích chính? đa số tính năng bản thân nên là gì? Bao nhiêu người sẽ sử dụng tổng đài này cho công việc? Mức chi phí mà bạn sẽ bỏ ra để đầu tư cho hệ thống tổng đài là khoảng bao nhiêu tiền? Khi bạn vẫn chưa khám phá được cho bản thân một định hướng cụ thể thì dưới đây là một vài gợi ý dành cho bạn.

các tính năng cơ bản của một tổng đài chuyên nghiệp đó là:

1. Hiển thị cho bạn biết chính xác số nội bộ và từ ngoài gọi vào là số điện thoại nào

2. Chức năng ACD ( Đây là một chức năng giúp phân phối cuộc gọi đều cho đa số máy lẻ không máy nào nghe quá không hề ít, mà cũng không máy nào bị bỏ trống cuộc gọi).

3. Chức năng thống kê cuộc gọi để bạn có thể dễ dàng quản lý như cuộc gọi tới, cuộc gọi đi, cuộc gọi nhỡ, báo cáo tình trạng các cuộc gọi mà nhân viên của bạn đã tổ chức.

4. Chức năng nhận biết và phát thông báo khi tất cả các máy lẻ đều bận và không thể trả lời điện thoại ngay lập tức được

5. Chức năng thông báo khi ngoài giờ hỗ trợ…….

nếu bạn vẫn còn mơ hồ về những điểm cộng mà doanh nghiệp bạn sẽ có được khi sử dụng tổng đài điện thoại thì bạn hãy tham khảo một số điểm cộng cơ bản dưới đây

Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện, có nghĩa là bạn sẽ tiết kiệm được một chi phí không hề nhỏ

Bảo mật những cuộc gọi điện thoại nội bộ.

Tận dụng được hiệu quả tối đa đa số đường trung kế bưu điện.

Có thể chặn các cuộc gọi đi huyện, di động liên tỉnh, quốc tế… mà bạn không mong muốn

Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng cá nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, Nếu có nhu cầu quản lý chi phí cước hiệu quả hơn thì bạn có thể cài đặt phần mềm tính cước hay máy in.

tổng đài điện thoại

Để có thể liên kết những trụ sở, chi nhánh của công ty lại với nhau thì bạn tích hợp VoIP, như vậy giao dịch sẽ không mất phí.

Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc. Chỉ sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.

Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến, bên cạnh đó, bất kỳ điện thoại nào của công ty cũng có thể đổ chuông khi có cuộc gọi.

Ngoài ra, để việc chăm sóc, tư vấn khách hàng được thêm chuyên nghiệp thì bạn có thể lắp đặt thêm đầu số 1900 hoặc 1800.